Nachrichten, die du mit den meisten E-Mail-Anbietern sendest, sind nicht sicher, aber es gibt Wege, sensible Informationen per E-Mail zu senden.
Die meisten E-Mail-Dienste wurden für Bequemlichkeit gebaut, nicht für Vertraulichkeit. Dennoch bleibt sie ein zentrales Kommunikationswerkzeug im Geschäftsleben.
Aber wenn du in einer regulierten Branche arbeitest oder mit persönlichen, finanziellen oder rechtlichen Daten umgehst, ist das Teilen sensibler Informationen – wie Kundenbankdaten, Sozialversicherungsnummern (SSNs) und vertraulichen Kundenabrechnungsdaten – über E-Mail von Natur aus riskant.
Abfangen, unbefugter Zugriff und versehentliche Offenlegung sind wahrscheinliche Bedrohungen. Aber wenn Vertrauen Teil deines Geschäftsmodells ist, ist es genauso wichtig, wie du mit sensiblen Informationen umgehst, wie das, was du lieferst.
Wir sind hier, um zu helfen. Lies weiter, wenn du als Unternehmensleiter verstehen möchtest:
- Was als sensible Information gilt
- Welche Arten von Daten zusätzlichen Schutz benötigen, wenn sie per E-Mail geteilt werden
- Warum Standard-E-Mail kein sicherer Kanal für sensible Informationen ist
- 4 Wege, sensible Informationen per E-Mail zu senden
- Wie verschlüsselte E-Mail genutzt werden kann, um sensible Daten sicher zu senden
Was sind sensible Informationen?
Sensible Informationen sind alle Daten, die eine Einzelperson oder ein Unternehmen anfällig für Betrug, Identitätsdiebstahl, finanziellen Verlust oder rechtliche Risiken machen könnten.
Diese Daten gelten als sensibel, da sie bei Offenlegung ausgenutzt werden können, um sich als Einzelpersonen auszugeben, auf Konten zuzugreifen oder Finanzbetrug zu begehen.
In der Praxis teilen Unternehmen routinemäßig sensibles Material. Das können Finanzberichte, Verträge, Mitarbeiterakten oder Kundendaten sein.
Das Senden dieser Informationen über Standard-E-Mail setzt Organisationen Compliance-Fehlern, Geldstrafen und Rufschädigung aus.
Welche Arten von Daten erfordern zusätzlichen Schutz, wenn sie per E-Mail geteilt werden?
Die meisten Einzelpersonen und Unternehmen gehen täglich mit persönlichen und vertraulichen Geschäftsinformationen um – oft ohne zu merken, wie exponiert diese in Standard-E-Mail-Workflows sein können. Daten, die aus Datenschutz- oder Sicherheitsgründen geschützt werden müssen, werden üblicherweise in drei Kategorien eingeteilt, basierend darauf, wem die Daten gehören und welche Auswirkungen ihre Offenlegung hat:
Persönliche Informationen
Was dazu gehört:
• SSNs, Kontoauszüge, Bewerbungen, Lebensläufe, Kontaktdaten, Reisedokumente.
• Hochsensible Daten wie Krankengeschichte, sexuelle Orientierung, Religion oder politische Zugehörigkeiten.
Warum es wichtig ist:
• Identifiziert eine Einzelperson und kann für Identitätsdiebstahl verwendet werden.
• Manche Attribute können zu Diskriminierung oder Belästigung führen.
Vertrauliche Geschäftsinformationen
Was dazu gehört:
• Geschäftsgeheimnisse, Finanzdaten, Produktpläne.
• Kunden- und Klientendaten, Mitarbeiterakten.
Warum es wichtig ist:
• Datenlecks können Klagen, Geldstrafen und Rufschädigung verursachen.
• Müssen nach Gesetzen wie der DSGVO geschützt werden.
Als geheim eingestufte Regierungsinformationen
Was dazu gehört:
• Daten, die für die nationale Sicherheit oder auswärtige Beziehungen geschützt sind.
• Beinhaltet Geheimhaltungsstufen (Vertraulich, Geheim, Streng Geheim) und SCI.
Warum es wichtig ist:
• Unsachgemäße Handhabung kann Leben gefährden und diplomatische Beziehungen schädigen.
• Es gelten schwere rechtliche Strafen.
Warum ist Standard-E-Mail kein sicherer Kanal für sensible Informationen?
Standard-E-Mail ist kein sicherer Kanal für sensible Informationen, da sie nie entwickelt wurde, um die Daten darin zu schützen, sondern nur um Informationen zu übermitteln.
Was ist mit E-Mail-Anbietern, die mit Verschlüsselung werben? Die meisten Anbieter verlassen sich auf einfache Transportverschlüsselung, wie TLS, die Nachrichten nur schützt, während sie übertragen werden.
Sobald eine E-Mail die Server des Anbieters erreicht, wird sie typischerweise in einer Form gespeichert, auf die der Anbieter zugreifen kann, wodurch deine sensiblen Informationen außerhalb der Kontrolle von Absender und Empfänger lesbar sind.
Die zugrundeliegenden Zugriffskontrollen entsprechen oft nicht der Sensibilität der geteilten Informationen.
Selbst wenn fortgeschrittenere Sicherheitsoptionen verfügbar sind, können sie komplex zu konfigurieren und zu verwalten sein. Unternehmen müssen möglicherweise manuelle Schlüsselverwaltung, benutzerdefinierte Richtlinien oder technische Expertise übernehmen, für die sie keine Kapazität haben.
Diese Lücke – zwischen der Sensibilität der Daten und der Sicherheit, die die meisten E-Mail-Systeme tatsächlich durchsetzen – führt oft zu Compliance-Risiken für Unternehmen, die regelmäßig mit sensiblen Informationen umgehen.
Ist es also möglich, Informationen sicher per E-Mail zu teilen? Ja, aber nur mit den richtigen Schutzmaßnahmen.
1. Nutze Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails
Der privateste und sicherste Weg, sensible Informationen per E-Mail zu senden, ist die Nutzung von Ende-zu-Ende-Verschlüsselung.
Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails stellen sicher, dass Nachrichten auf dem Gerät des Absenders verschlüsselt werden und nur vom beabsichtigten Empfänger entschlüsselt werden können. Das bedeutet, dass der Inhalt der E-Mail für jeden anderen unlesbar bleibt – einschließlich des E-Mail-Dienstanbieters, Vermittlern, Werbetreibenden oder Dritten.
Im Gegensatz zur einfachen Transportverschlüsselung schützt Ende-zu-Ende-Verschlüsselung Nachrichten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand, was das Risiko von Abfangen, unbefugtem Zugriff oder Offenlegung im Falle eines Datenlecks erheblich verringert.
Sichere private Nutzung
Verschlüsselte E-Mail ermöglicht es Einzelpersonen, hochsensible persönliche Informationen – wie Sozialversicherungsnummern, Bankdaten oder Identitätsdokumente – sicher zu teilen, ohne diese Daten unnötigem Risiko auszusetzen.
Sichere geschäftliche Nutzung
Für Unternehmen bietet verschlüsselte E-Mail eine Möglichkeit, vertrauliche Informationen – einschließlich Finanzberichte, Mitarbeiterakten, Verträge und Kundendaten – zu senden und gleichzeitig Datenschutzanforderungen zu unterstützen. Durch die Begrenzung des Zugriffs auf Nachrichteninhalte hilft Verschlüsselung Organisationen, das Compliance-Risiko zu verringern, wenn sensible Daten elektronisch geteilt werden müssen.
Erfahre mehr über Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
2. Schütze deine geschäftlichen E-Mails mit einem Passwort
Um sensible Informationen an jemanden zu senden, der keinen verschlüsselten E-Mail-Dienst nutzt, verwende eine passwortgeschützte E-Mail.
Anstatt den Nachrichteninhalt direkt in den Posteingang des Empfängers zu liefern, erfordern passwortgeschützte E-Mails, dass der Empfänger ein Passwort eingibt, bevor er die Nachricht lesen kann.
Dies fügt eine Schutzebene hinzu, falls eine E-Mail abgefangen, fehlgeleitet oder über ein kompromittiertes Konto zugegriffen wird.
Wie passwortgeschützte E-Mails funktionieren
Obwohl die genauen Schritte je nach Anbieter variieren, sieht der allgemeine Prozess so aus:
- Verfasse deine E-Mail wie gewohnt.
- Aktiviere den Passwortschutz oder das sichere Teilen von Nachrichten vor dem Senden.
- Teile das Passwort mit dem Empfänger über einen separaten, sicheren Kanal (wie einen Telefonanruf oder eine verschlüsselte Messaging-App).
Nutze Passwortschutz nur, wenn stärkere Verschlüsselung nicht verfügbar ist. Teile das Passwort immer über einen separaten, sicheren Kanal. Sende das Passwort niemals in derselben E-Mail wie die Nachricht – dies hebt die zusätzliche Sicherheit auf.
Erfahre mehr über das Passwortschützen von E-Mails
3. Schütze deine Anhänge mit einem Passwort
Das Passwortschützen von Anhängen ist oft ausreichend, wenn der E-Mail-Text selbst keine sensiblen Informationen enthält und das Risiko hauptsächlich in der Datei liegt – wie einem eigenständigen Bericht, Formular oder Dokument.
Das Schützen der Datei selbst fügt eine wichtige Sicherheitsebene hinzu. Wenn du ein sensibles Dokument sendest, wende Passwortschutz an, bevor du es an deine E-Mail anhängst. Die meisten gängigen Dateitypen – einschließlich Microsoft Word, Excel, PowerPoint und PDFs – unterstützen integrierten Passwortschutz.
Erstelle deine Datei, lege ein starkes Passwort oder eine Passphrase fest und hänge sie dann an deine E-Mail an.
Hinweis: Die Verschlüsselungsstärke variiert je nach Dateityp, und Empfänger müssen kompatible Software haben, um geschützte Dateien zu öffnen. Wenn die E-Mail-Nachricht selbst sensible Details oder Kontextinformationen enthält, reicht es möglicherweise nicht aus, nur den Anhang zu schützen – in diesen Fällen ist das Sichern der gesamten Nachricht die sicherere Option.
Erfahre, wie du Dokumente sicher per E-Mail sendest
4. Nutze verschlüsselten Cloud-Speicher
E-Mail-Dienste begrenzen oft die Größe von Anhängen, was es schwierig macht, große Dateien oder mehrere Dokumente auf einmal zu senden.
In diesen Fällen ist die Nutzung eines sicheren Cloud-Speicherdienstes mit verschlüsselten Teilen-Links eine sicherere und praktischere Alternative. Anstatt Dateien direkt an eine E-Mail anzuhängen, lädst du sie in einen sicheren Speicherplatz hoch und teilst einen Link mit dem Empfänger.
Dieser Ansatz funktioniert gut für das Teilen persönlicher Dateien, großer Projektordner, Kundenlieferungen oder technischer Dokumente – ohne die Dateien selbst in einem Posteingang offenzulegen.
Wie sicheres Teilen per Link funktioniert
Obwohl die genauen Schritte je nach Anbieter variieren, ist der allgemeine Prozess:
- Lade deine Dateien in einen sicheren Cloud-Speicherdienst hoch.
- Erstelle einen privaten oder verschlüsselten Teilen-Link für die ausgewählten Dateien oder Ordner.
- Füge den Link zu deiner E-Mail hinzu und sende ihn an den Empfänger.
- Der Empfänger nutzt den Link, um die Dateien sicher herunterzuladen oder darauf zuzugreifen.
Sicheres Teilen per Link ist am effektivsten, wenn es mit zusätzlichen Zugriffskontrollen kombiniert wird, wie Passwortschutz, Ablaufdaten oder Download-Beschränkungen. Diese Kontrollen helfen zu begrenzen, wer auf die Dateien zugreifen kann – und wie lange –, was das Risiko eines unbefugten Zugriffs verringert, wenn der Link weitergeleitet oder offengelegt wird.
Kombiniert mit starker Verschlüsselung erlauben sichere Dateifreigabe-Links Teams, zusammenzuarbeiten und sensible Informationen auszutauschen, ohne sich überhaupt auf E-Mail-Anhänge zu verlassen.
Du kannst deinen Dateifreigabe-Link mit einem Passwort schützen oder ein Ablaufdatum festlegen, nach dem der Link deaktiviert wird.
Erfahre mehr über sichere Dateifreigabe
Der einfachste Weg, sensible Daten sicher per E-Mail zu versenden
Selbst mit Slack, sicheren Dateifreigabe-Tools und Kundenportalen bleibt E-Mail ein unvermeidlicher Teil der täglichen Arbeit. Wenn du mit persönlichen, finanziellen oder vertraulichen Informationen umgehst, ist das Risiko nicht, dass du E-Mail nutzt – es ist, wie du sie nutzt.
Mit den richtigen Schutzmaßnahmen kannst du E-Mail weiterhin nutzen, ohne Vertraulichkeit oder Vertrauen zu opfern. Aber diese Maßnahmen sind akzeptable Notlösungen, kein System, das standardmäßig sicher ist.
Anstatt sich auf Workarounds, manuelle Entscheidungen oder perfektes Benutzerverhalten zu verlassen, schützen Ende-zu-Ende-verschlüsselte E-Mails Nachrichten automatisch, jedes Mal, wenn sie gesendet werden.
Proton Mail ist um dieses Prinzip herum konzipiert. Nachrichten sind standardmäßig verschlüsselt, der Zugriff auf Inhalte ist streng auf den Absender und Empfänger beschränkt, und Sicherheit hängt nicht davon ab, Passwörter zu teilen, Tools zu wechseln oder Reibung zu alltäglichen Arbeitsabläufen hinzuzufügen.
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