Der durchschnittliche Berufstätige erhält etwa 120 E-Mails pro Tag(neues Fenster), was rund 43.800 E-Mails pro Jahr entspricht. Egal in welcher Branche du arbeitest, das ist eine überwältigende Menge an geschäftlichen E-Mails, mit der du dich auseinandersetzen musst.
Ob sich bei dir Hunderte von ungelesenen E-Mails stapeln oder du täglich Stunden damit verbringst, deinen Posteingang zu organisieren, hast du dir wahrscheinlich schon einen besseren, einfacheren Ansatz für diese allgegenwärtige Aufgabe gewünscht.
Was wäre, wenn es einen Weg gäbe, deinen Posteingang jeden Tag zu leeren, ohne wichtige Nachrichten zu verpassen oder deinen Arbeitsfluss zu beeinträchtigen?
Hier kommt „Inbox Zero“ ins Spiel, eine Methode, die Berufstätigen helfen kann, ihr E-Mail-Problem in Schach zu halten und gleichzeitig wertvolle Zeit für die Arbeit freizumachen, die wirklich zählt.
In diesem Artikel besprechen wir Möglichkeiten, wie du diese Posteingangs-Organisationsmethode in deinen Arbeitsablauf implementieren kannst, die das Leben einfacher und weniger stressig machen. Kombiniere die Inbox-Zero-Methode mit den datenschutzorientierten Tools von Proton, und du bist im Handumdrehen auf dem Weg zu einer produktiveren und schlankeren Work-Life-Balance.
Was ist Inbox Zero?
Deinen Posteingang verwalten – es ist die ultimative Sisyphusarbeit. In einem Moment fühlt sich dein Posteingang erträglich an, und im nächsten wirst du mit E-Mails überflutet, beantwortest eine nach der anderen, während der „Ungelesen“-Ordner außer Kontrolle gerät.
Wenn sich das Organisieren deines Posteingangs anfühlt, als würdest du ständig einen Felsbrocken einen Berg hinaufrollen, nur damit er jedes Mal wieder herunterrollt, wenn du den Gipfel erreichst, dann weißt du, wie stressig E-Mails sein können.
Deshalb hat der Produktivitätsexperte Merlin Mann ursprünglich die Inbox-Zero-Methode geprägt, um besseres E-Mail-Management zu fördern, die Produktivität zu steigern und vor allem – unnötigen Stress abzubauen, den ein voller Posteingang mit sich bringen kann.
Warum ist es so schwer, meinen Posteingang organisiert zu halten?
Es gibt eine Handvoll Gründe, warum sich dein Posteingang nie wirklich organisiert anfühlt – oder wenn doch, ist es nur flüchtig.
Ein Weg, um einen überfüllten Posteingang zu reduzieren, besteht darin, die Anzahl der Newsletter und E-Mails zu minimieren, die du abonniert hast. Oder vielleicht steht deine E-Mail-Adresse auf Marketing- oder PR-Listen, die du nicht brauchst. Während ein Großteil deines Posteingangs mit E-Mails gefüllt sein mag, die für deinen Job wichtig sind, nimm dir einen Moment Zeit, um die Wurzel der Unordnung zu identifizieren, und sortiere alle wiederkehrenden E-Mails aus, die für die Arbeit nicht notwendig sind.
Protons Newsletter-Ansicht ermöglicht es dir, alle deine E-Mail-Abonnements an einem Ort zu sehen und zu verwalten, was es einfach macht, dich von Listen abzumelden, die für dich nicht mehr relevant sind.
Gibt es dafür keine App?
Es gibt viele Tools auf dem Markt, die bei der Posteingangsorganisation helfen können, aber sie sind nicht alle gleich.
Viele dieser kostenlosen Dienste sind überhaupt nicht wirklich kostenlos – sie nutzen deine Daten und verkaufen sie an Unternehmen, um ihre Dienste am Laufen zu halten. Tools wie Unroll.me können verlockend sein als schneller und einfacher Weg, um sich von Newslettern abzumelden, ohne die ganze Laufarbeit erledigen zu müssen – aber das Unternehmen wurde einmal dabei erwischt, wie es die Daten seiner Benutzer an Uber verkaufte(neues Fenster).
Entscheide dich stattdessen für einen datenschutzorientierten E-Mail-Anbieter wie Proton Mail, der eine integrierte Auto-Abmelden-Funktion bietet und deine Daten niemals verkauft.
Wie du Inbox Zero erreichst
Bereit zu lernen, wie du tatsächlich zu Posteingang Null kommst? Die fünf Grundsätze dieser Posteingangs-Organisationsmethode sind eigentlich ganz einfach. Sie lauten:
Löschen
Scheint offensichtlich, oder? Aber die Realität ist, dass wir mehr Angst davor haben, auf Löschen zu klicken, als wir sollten. Nicht jede E-Mail erfordert eine Antwort, und es ist physisch unmöglich, auf jede E-Mail zu antworten, die du erhältst. Wenn du nicht vorhast, auf eine Nachricht zu antworten, und du sie nicht archivieren musst, klicke einfach auf den Löschen-Button.
Wenn du dir Sorgen machst, dass du eine wichtige E-Mail löschen könntest, entspann dich. Die meisten E-Mail-Clients bewahren deine gelöschten Nachrichten in einem Papierkorb-Ordner auf, und bei Proton bleibt dessen Inhalt 30 Tage lang in diesem Ordner, sodass du etwas zurückholen kannst, wenn du versehentlich etwas Wichtiges gelöscht hast.
Sobald du den Dreh raus hast, loszulassen,, gehe einen Schritt weiter, indem du alles in deinem Posteingang archivierst oder löschst, was älter als drei Monate ist.
Delegieren
Wenn eine E-Mail an dich gesendet wurde, du aber weißt, dass ein anderer Kollege schneller antworten kann, leite diese E-Mails an Mitarbeiter weiter, die mehr Zeit oder Fachwissen haben, um die Angelegenheit zu bearbeiten.
Das ist etwas, das nicht jeder gleichermaßen umsetzen kann, und du musst dein bestes Urteilsvermögen einsetzen, wenn du entscheidest, ob du eine E-Mail oder Aufgabe an jemand anderen weitergeben kannst.
Wenn dein Arbeitsumfeld es dir nicht erlaubt, E-Mails an deine Mitarbeiter zu delegieren, ist es entscheidend, dass du lernst, wie du deine E-Mails priorisierst, und ein System entwickelst, das für dich funktioniert.
Antworten
Wenn du weißt, dass deine Antwort nur eine Minute dauern wird und dich nicht von der aktuellen Aufgabe abhält, nimm dir einen Moment Zeit, um zu antworten – aber nicht, wenn du riskierst, deinen Schwung zu verlieren.
Aufschieben
Hast du E-Mails, die mehr Aufmerksamkeit erfordern? Verschiebe sie in einen anderen Ordner und antworte darauf, wenn du weniger zu tun hast.
Die Verwendung von Ordnern, Markierungen (oder Sternen) und Kategorien kann ein hilfreicher Weg sein, um E-Mails zu notieren, die eine Antwort benötigen, damit du zu ihnen zurückkehren kannst, sobald du Zeit hast.
Mit Proton Mail kannst du auch auf Später lesen klicken und schnell eine Erinnerung hinzufügen, damit deine wichtigen E-Mails nie im Chaos untergehen.
Erledigen
Wenn der Absender dich bittet, etwas zu tun, von dem du weißt, dass es nicht viel Zeit in Anspruch nehmen wird, nimm dir einen Moment Zeit, um die Aufgabe zu erledigen, damit sie nicht anwächst und später zu einem Problem wird.
Wenn du die Aufgabe nicht in wenigen Minuten erledigen kannst, füge die Aufgabe einem Kalender mit einer Frist hinzu und stelle eine Erinnerung ein, damit du es nicht vergisst.
Wie sieht Inbox Zero heute aus?
Mann prägte die Inbox-Zero-Methode vor fast zwei Jahrzehnten, und seitdem hat sich vieles in der Art und Weise geändert, wie wir kommunizieren und Technologie nutzen.
Während die Posteingangs-Organisationsmethode zuerst verwendet wurde, um vielbeschäftigte Berufstätige zu motivieren, ihre Posteingänge auf null ungelesene E-Mails zu bringen, hat sich die Methode im Laufe der Zeit zu einem Weg gewandelt, um bessere Organisationsfähigkeiten zu erreichen und die Zeit und geistige Kraft, die man typischerweise mit E-Mails verbringt, erheblich zu reduzieren. Schließlich ist die Zeit, die beim Lesen von E-Mails gespart wird, kostbare Zeit, die anderswo genutzt werden kann.
Mann erkannte sogar den widersprüchlichen Namen seiner berühmten Methode in einem Artikel(neues Fenster) an, den er dieses Jahr auf seiner Website repostete(neues Fenster). Darin schrieb er:
„Die titelgebende ‚Null‘ in Inbox Zero bezieht sich nicht auf die Anzahl der E-Mail-Nachrichten, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in deinem Posteingang befinden. Und entgegen der landläufigen Meinung geht es absolut nicht darum, Stunden deines kostbaren Tages damit zu verbringen, diesen leeren Posteingang um jeden Preis zu erreichen. Das ist einfach Quatsch.“
Und das findet heute mehr Anklang als je zuvor.
In einem Zeitalter, in dem wir zu jeder Tageszeit, morgens oder abends, bei der Arbeit oder nicht, erreichbar sein können, zählt, wie wir unsere Zeit nutzen. Zu lernen, wie man seinen Posteingang verwaltet, anstatt dass er dich verwaltet, ist nur ein Schlüssel zu einem Leben mit besserer Balance und Effizienz. Was sich auch in mehr Zufriedenheit am Arbeitsplatz und außerhalb niederschlagen kann.
Laut Mann geht es bei der Inbox-Zero-Methode weniger darum, tatsächlich Netto-Null-E-Mails zu erreichen, sondern vielmehr um eine „philosophische Praxis“ zu lernen, welche Ablenkungen wir in unseren digitalen Arbeitsablauf lassen und wann – „und sich dann verantwortungsvoll, aber achtsam um diese Eingaben zu kümmern, auf eine Weise, die niemals unsere persönliche Verpflichtung behindern darf, die Arbeit zu tun, die uns wirklich wichtig ist.“
Inbox Zero ist vielleicht nicht realistisch für dich – hier ist, was wir stattdessen vorschlagen
Die Inbox-Zero-Methode kann sich wie ein hochgestecktes Ziel anfühlen, und obwohl sie verlockend klingt, ist sie für deinen Arbeitsstil möglicherweise nicht nachhaltig.
Für manche Menschen könnte es mehr unnötigen Stress auslösen, einen Posteingang zu sehen, der nicht auf null ist. Wenn das nach dir klingt, ist es wichtig, eine Strategie zu implementieren, die für deinen Lebensstil funktioniert – und eigentlich ist es das, worum es bei Manns Methode tatsächlich geht. Wenn du dich überfordert fühlst, versuche Folgendes:
- Behalte realistische Ziele, wie deine ungelesenen E-Mails auf 15 oder weniger zu begrenzen.
- Setze Grenzen, indem du dir 24 oder 48 Stunden gibst, um auf E-Mails zu antworten.
- Erstelle ein System mit Ordnern, Markierungen und Kategorien, das für dich funktioniert. Auf diese Weise kannst du deinen Posteingang organisieren, ohne „Inbox Zero“ erreichen zu müssen, was vielleicht sowieso das wahre Inbox Zero ist.
- Nutze Protons Newsletter-Ansicht, die dir einen eigenen Bereich gibt, um deine Abonnements zu lesen und zu organisieren, getrennt von deinem Posteingang.
Wie du deinen Posteingang unter Berücksichtigung der Privatsphäre organisiert hältst
Du würdest nicht zur Arbeit gehen, ohne zu duschen und dir die Zähne zu putzen. Deine Online-Hygiene ist ebenso wichtig. Um sicherzustellen, dass dein digitaler Fußabdruck gesund und sicher ist, erwäge die Einführung der folgenden wöchentlichen Gewohnheiten:
- Prüfe deinen Posteingang und lösche oder archiviere E-Mails, die du nicht brauchst.
- Melde dich ab von Newslettern, die du nicht brauchst, und nutze Protons Newsletter-Ansicht für die Abonnements, die du behalten möchtest.
- Aktualisiere deine Filter und Ordner, damit wichtige E-Mails nicht durchrutschen.
- Überprüfe die Berechtigungen deiner Apps, um sicherzustellen, dass du deine Daten nicht mit nicht vertrauenswürdigen Quellen teilst.
Halte deinen Posteingang sauber mit Proton
Proton Mail hilft dir nicht nur bei der Posteingangsorganisation, sondern hält auch deine Daten sicher und stellt sicher, dass deine E-Mails für niemanden außer dich zugänglich sind.
Das liegt daran, dass Proton Mail Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist – du musst dir also nie Sorgen machen, dass wir deine E-Mails scannen oder deine sensiblen Informationen verkaufen.
Mit Funktionen wie Newsletter-Ansicht, Später lesen und Auto-Abmelden macht es Proton Mail einfacher denn je, Inbox Zero innerhalb einer datenschutzorientierten Plattform zu erreichen.
Wenn du bereit bist, die Kontrolle über deinen Arbeitsablauf – und deine Privatsphäre – zu übernehmen, registriere dich noch heute für eine kostenlose E-Mail mit Proton Mail.
Häufig gestellte Fragen zu Inbox Zero
Was ist Inbox Zero?
Die Inbox-Zero-Methode ist eine E-Mail-Management-Technik, die vom Produktivitätsexperten Merlin Mann geprägt wurde. Die Methode ist eine gängige Strategie, die Menschen beibringt, Aufgaben zu delegieren, auf E-Mails zu antworten und ihre Zeit effizient zu nutzen, was sie den ganzen Tag über auf Kurs halten kann.
Ist Inbox Zero wirklich so hilfreich?
Das kann es sein. Je nachdem, wie du Manns Strategie anwendest, kann die Inbox-Zero-Methode ein unglaublich hilfreiches Werkzeug sein. Denke daran, bei Inbox Zero geht es nicht darum, niemals E-Mails im Posteingang zu haben, sondern darum, die Zeit zu minimieren, die man mit dem Lesen und Beantworten von E-Mails verbringt, damit du die Arbeit erledigen kannst, für die du tatsächlich bezahlt wirst.
Wie kann ich meinen Posteingang organisieren und gleichzeitig meine Privatsphäre gewährleisten?
Verwende einen datenschutzorientierten E-Mail-Anbieter wie Proton Mail, um deinen Posteingang zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass deine Nachrichten nicht gescannt und deine Daten nicht gekauft und verkauft werden.
Ist das Abmelden von E-Mails Teil von Inbox Zero?
Obwohl es nicht zu den Grundsätzen von Inbox Zero gehört, ist Löschen einer davon, und das Abmelden von unnötigen Abonnements und Newslettern kann sicherstellen, dass du jeden Tag weniger E-Mails löschen musst.
Wie viele ungelesene E-Mails sollte ich haben?
Diese Zahl ist eine persönliche Entscheidung, wir empfehlen jedoch, zu versuchen, deine ungelesenen E-Mails am Ende jedes Tages unter 15 zu halten, damit du am nächsten Tag mit weniger Dingen zur Arbeit zurückkehren kannst, über die du dir Sorgen machen musst.
